Access字段增添及设置[Access防范]

字段是通过在表计划窗口中的字段输入区域的每一行中输入字段名和字段数据范例来成立的.字段描写是用来辨认字段对象的选项.输入数据时,描写将会呈目前窗口底部的状况栏中.

输入完每个字段的名称和数据范例后,便可以在属性区域中输入属性来进一步指定每个字段的利用方法.

1 .命名字段
需求向开辟人员、系统用户和Access 供应具有充分描写性的字段名来辨认字段.字段名需求充足长,便于可以快速地辨认字段的对象,但也不要太长(背面在输入有效性法则或在计算时假如利用字段名,就需避免字段名太长的情形.〉

要输入字段名,将指针指向"字段名称"列下表计划窗口中的第一行.随后按照以下法则键入合理的字段名:

字段名字符数为1 至64 个.
字段名可以包含字母、数字和多个特别字符.
字段名中不可以包含句号(.)、叹号(!)、方括号([]) 大概重音标记(').
不可以利用低位的ASCII 字符,比方Ctrl+J 大概Ctrl+L (ASCII 值为0 至31) .
开首处不可认为空格.
不可以对Microsoft Access 项目文件中利用双引号(" ).

可以用大写、小写大概大小写混合的方法输入字段名.在键入字段名时假如呈现错误,可将光标置于错误位置并键入改正后的内容.可以随时改变字段名,即便字段名位于表中并且字段中包含数据也可以.

注意: Access 对大小写并不敏感,因而数据库将表命名为tblContactss 大概TblContactss 并没有关系.挑选大写、小写大概大小写混合方法完好由用户来决意,但表名称必须具有描写性并且易于理解.

告诫:保存表后,假如更改了字段名,那么一样需求是改查询、窗体大概报表中利用的字段名.Access 利用程序呈现错误的一个主要缘由就是史改了基本数据库对象,比方哀和字段,而轻忽了改变整个数据库中全部呼应的内容.要忽视窗体大概报表中,大概深化嵌入到利用程序VBA 代码中的控件的掌握源中的字段名引用非常简单.

2. 指定敢据范例
下一步就是成立表和定义表的字段.还要决意每个字段中包含的范例数据.在Access 中,可以选用多种数据范例(本章下面将会具体阐明这些数据范例).

文本:文字和数字字符,最多为255 字.
备注:文字和数字字符,最长可达65538 (64K) 个字符.
数字:多种范例和格局的数字.
日期/时间:日期和时间数据.
钱币:钱币数据.
自动编号:自动增添数字计数器.
是/否:逻辑值、是/否、真/假.
OLE 对象:图象、图形、声音、视频以及文字处理和电子表格文件.
超链接:与图象、图形、声音、视频以及文字处理和电子表格文件衔接的字段.

必须向每个字段分配一个数据范例.并且还需求指定文本字段的长度,大概承受文本字段50个字符的默许值.

3. 计划数据输入法则
最后一个计划决意是关于数占据效性的,数占据效性在用户输入数据时显示得尤为重要.用户需确保进入系统中的数据不会呈现问题(通过某种规定测试的数据).用户必须处理几种差别的数占据效性.比方,可以测试己知的单个工页,规定Gender 字段只能承受Male 、Female 大概Unknown 值.大概还可以把Weight 值指定为0 到1500 磅之间来测试范围.

4. 计划查阅表
为了举行数占据效性或是使系统的成立变得更轻松,有时需计划完好的表:这些表称为查阅表.比方,由于Access Auto Auctions 需求利用字段来肯定客户的税率,因此需求利用包含征税地址和税率的查阅表.再比方,当客户通过特定的方法(现金、信誉卡或现金汇票等办法)来举行支付时也大概需求利用查阅表.

由于税率常常变更,存储税率远比将税率硬编码到利用程序中更有意义.利用查阅表后,每当成立发货单时Access 便可以从tblTaxRates 中查询到当前的税率.一张发货单所利用的税率将与其他发货单数据一同存储到Invoice/Sales 表中,这时因为这些数据是依时间而改变的,存储在tblTaxRates 中的值极大概会在将来发生改变.

查阅表的另一个对象就是将字段中的输入数据限定为一个特定的值.比方,可以利用包含支付范例(现金、支票、MasterCard 等〉的表.支付范例表(tblPaymentTypes) 可以用作查阅表,来确保只有批准的支付办法可以输入到Invoice 表中.

提醒:当在表中成立字段时,可以利用数据范例"查阅向导".这并非一种实际的数据范例,但却可以通过差别的办法存储和显示字段.

固然可以在数据输入窗体中成立字段,将接洽人的合理输入值限定为贩卖商和购置者,但还需求成立一个只包含一个字段( ContactType) 的表并且利用tblContactss 中的ContactType 字段来链接到ContactType 查询表中的该字段.

注意:可以用与成立其他表完好一样的方法来成立查阅表,并且其工作方法与其他表也相同.惟一的差别点就在于农数据的利用方法.

Access Auto Auctions 利用程序中包含了几个查阅表: tblPaymentType 、tblTaxRates 和tblCategories .

5. 分配字段数据范例
命名完一个字段之后,必须决意字段中保存何种范例的数据.开始输入数据之前,用户应当充分理解系统将要利用的数据范例.表2-2 显示出了10 种基本的数据范例:有些数据范例(比方数字)可以包含几个选项.

表2-2 Microsoft Access 中可用的数据范例

图2-17 显示了为所成立的字段挑选数据范例的"数据范例"下拉菜单.

图2-17 "数据范例"下拉菜单

以下是在为表中的新字段挑选数据范例时需求考虑的基本法则:

数据范例应反映字段中的所存储的数据.比方,用户应挑选一种数字数据范例来存储如数目和价钱等数字.但是,不能在数字字段存储电话号码大概社会安全号码.利用程序不会对电话号码举行加或乘等数字操作,并且该类数据也不该该存储在数字字段中.而是应当利用面向社会安全号码和电话号码等大众数据的文本.并且,数字字段不会存储开首部份的零.向数字字段中输入邮编(比方02173) 意味着实际上只存储了4 位数字(2173) .

需求考虑选定数据范例的存储需求.固然可以利用长整型来替换简单整型大概字节值,长整型的存储需求( 4 字节〉是简单整型的两倍.这意味着需求两倍的内存来利用和操作数字,并且需求两倍的空间来存储数字.因此关于数字数据来说,要尽大概地利用字节和整型数据.

能否但愿对字段举行分类大概索寻I? 由于二进制的特点,备注和OLE 对象字段无法举行分类或索引.因而在利用备注字段时需谨严行事.存储和利用备注字段所需求的系统开销相当可观.

需求考虑到数据范例对排序需求的影晌.数字数据的排序办法与文本数占据所差别.利用数字数据范例时,数据会按预期举行排序: 1. 2 , 3, 4, 5 , 10 , 100 .而存储为文本数据的一样序列就会按这样的方法举行排序: 1. 10, 100, 2, 3, 4 , 5 .假如必须以数字次序对文本数据举行排序的话,必须在开始举行排序之前增添数据的转换功效.

注意:使代表数字的文本数据以得当的次序举行排序非常重要,需求在数字之前加零(00 1, 002 等) . 这样文本值就会按预期的次序举行排序: 00 1, 002 , 003 ,
004 , 005 , 010 , 100.

数据文本还是日期数据?在处理日期时,把数据存储到"日期/时间"字段中比存储为"文本"字段要好.文本值的排序方法差别于日期数据(日期在内部被存储为数字),这样会扰乱依靠于时间次序的报表和其他情势的输出数据.

记着所需求的报表.用户不可以对报表中的备注大概OLE 数据举行排序或分组.假如基于各注大概OLE 数据来成立报表非常的重要的话,可以增添如日期大概序列号等标志字段,它们可以用来为表供应排序键. 　　以上是“Access字段增添及设置[Access防范]”的内容，如果你对以上该文章内容感兴趣，你可以看看七道奇为您推荐以下文章：