[Access 2000 教程]第七课:数据的范例和属性[Access防范]

怎样利用表计划器来成立表?
　　我们已经知道怎样用表向导来计划表了,这一课学习怎样利用表计划器来成立表. 表计划器是Access中计划表的工具,用表向导成立表的时刻,它自动定义了各种字段的属性,而在表的计划器中则可以自己计划生成各种各样的表,并能对表中任何字段的属性举行设置,比方将表中的某个字段定义为数字范例而不是文本范例,那么这个字段就只能输入数字,而不能输入其他范例的数据.目前我们用表计划器来成立一个表.

　　要利用表计划器来成立一个表,首先要翻开表计划器.在数据库窗口中,将鼠标移动到"成立办法和已有对象列表"上双击"利用计划器成立表"选项,弹出"表1:表"对话框.

　　对话框分为两个部份,上半部份是表计划器,下半部份用来定义表中字段的属性.表的计划器其实就是一个数据表,只是在这个数据表中只有"字段名称"、"数据范例"和"阐明"三列,当我们要成立一个表的时刻,只要在计划器"字段名称"列中输入表中需求字段的名称,并在"数据范例"列中定义那些字段的"数据范例"便可以了.计划器中的"阐明"列中可以让表的制作人对那些字段举行阐明,以便今后改正表时能知道当时为什么计划这些字段.

　　目前我们就用表计划器来成立一个记录订单信息的表.首先要知道在"订单"表中需求包含的信息,在这个表中一定要有"订单号"、"订货单位"、"货物名称"、"订货数目"、"经手人"、"订货日期"等信息,在表计划器的"字段名称"列中按次序输入这些字段的名称,表就初步建好了.

　　目前切换到"数据表"视图来看看用表计划器成立的表.单击工具栏上"视图"按钮,这时在屏幕上会呈现一个提醒框,提醒"必须先保存表",并询问"能否当即保存表",由于我们还没有保存过这个表,所以单击"是"按钮来保存这个表,这时弹出另一个"另存为"对话框,在"表名称"文本框中输入"订单信息表",单击"肯定"按钮,将这个表保存为"订单信息表".又弹出一个对话框说"没有增添主键",因为每个表中都至少应当有一个主键,而我们还没有设定把哪个字段作为这个表的主键.假如挑选"是"按钮,Access就会在方才成立的表上增添一个字段,并把这个字段作为表的主键,我们单击"否"按钮,不让Access增添主键.目前看到的这个表就是我们方才操纵表计划器生成的表了.

　　在表中,这种由表格构成的窗口叫做表的"数据表视图",是表最直观的一种表现办法.不管用什么办法生成的表终究都要切换到这个视图下才能举行数据的输入,而一个表成立得能否公道也会在这个视图中反映出来.但要为表设置主键,为字段设置数据范例和属性,就必须切换回"计划视图"才能实现呼应的操作.
 

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怎样为表设置主键?
　　单击工具栏上的"视图"按钮,切换回表的计划视图,开始为表设置主键.第五课的课后增补里曾经说过主键是什么.

　　设置表的主键非常简单,比方要将"订单信息表"中的"订单号"字段作为表的"主键",只要单击"订单号"这一行中的任何位置,将这行设为当前行,然后单击工具栏上的"主键"按钮,按钮会凹陷进去,在"订单号"一行最左面的方格中呈现了一个"钥匙"标记,表示"订单号"这一字段成为表的主键了.

　　用这种办法设置了新的主键今后,本来的主键就会消逝.假如要将表中的多个字段设置成主键,要先把鼠标移动到表最左边的方格内,当鼠标光标变成一个"向右箭头"形状时,单击鼠标左键将这行选定,然后按住键盘上的"CTRL"键,选定别的要设置成主键的行,都选好今后,单击工具栏上的"主键"按钮,选中的字段都设成"主键"了.假如想撤消主键,先选中字段,然后单击工具栏上的"主键"按钮,这时字段前面的"钥匙"图标就消逝了,表示这个字段不再是"主键"了.
 

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怎样为表中的字段设置数据范例?
　　设置完主键,我们再看看字段的数据范例,在Access中有"文本"、"备注"、"数字"、"日期/时间"、"钱币"、"自动编号"、"是/否"、"OLE对象"、"超级链接"、"查阅向导"十种数据范例.各种数据范例中输入的是差别的数据.

　　在计算机中,数占据很多种范例,它们有着差别的用处,比方文本范例和备注范例,固然都是用来存储文本,但是"文本"范例存储的字符数最多只能255个,而"备注"范例却可以存储64000个字符,假如把"备注"范例换成"文本"范例,则无法保存下全部的数据信息,把"文本"范例的数据存放在"备注"范例中,又必将造成很大的浪费.在Access中,差别的数据范例分配差别大小的数据空间,而每种数据范例的大小倒是固定的.所以当我们在一个字段中输入一个值时,这个字段的大小不会随里面值的内容而改变.假如输入一个字符"A",利用"文本"范例,这个值空出来的字符空间不会很多,但假如利用"备注"范例,则会空出63999个字符空间,这些空间不能再输入别的值的内容,就白白浪费了.

　　差别范例的数据在利用时也有差别,比方两个值"1234"和"2345",在"数字"范例中是数字,在"文本"范例中就是文本了.假如将这两个值相加求和,那么用数字范例计算出来的后果是"3579",而用文本范例相加的后果则是将两个数据联在一同成为"12342345",可见它们的差别还是很大的.

　　目前我们已经知道了精确设置数据范例的重要性,就开始为"订单信息表"中的各个字段设置数据范例吧.先定义"订单号"字段的数据范例,用鼠标单击订单号的"数据范例"项,方格内呈现一个下拉箭头,单击它,在弹出的下拉列表框中选定"自动编号"项,就把这个字段的数据范例定为"自动编号"范例了."自动编号"范例的数据是从1开始不反复的整数,这样可以保证在表中的每个记录都可以区脱离来.所以一个表的主键常常成立在拥有这种数据范例的字段上."订货单位"、"货物名称"和"经手人"定义为"文本"范例,"货物单价"和"订货金额"定义为"钱币"范例,"订货数目"应是"数字"范例,"订货日期"则是"日期/时间"范例.关于差别的范例各自的特点,我们将在课后增补中举行对比具体的讲授.目前来看看改正过"数据范例"后的表,表示钱数的地方都用尺度的钱币标记引出来了,并且输入数字的地方也变的一目了然了.

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怎样设置字段的属性（一）?
　　设置完字段的"数据范例",目前来设置字段的"属性".表计划器的下半部份都是用来设置表中字段的"字段属性"的,字段属性包含有"字段大小"、"格局"、"输入法情势"等,设置它们会对表中的数值产生影响.

　　先设置"订货单位"文本字段的各种属性,默许的"字段大小"为"50",表示这个字段中最多可以输入50个字符.普通只需求十几个文字就充足表达一个"订货单位"的名称了,所以可将字段大小定为"25".只要选中字段大小文本框,然后改正里面的数值便可以了.

　　字段大小是字段的属性之一.目前设置另一个属性:输入时的"格局".在Access 2000中,有几种文本格局标记,利用这些标记可以将表中的数据按照一定的格局举行处理.具体格局标记及其用法将在课后增补中介绍.在"格局"文本框中输入"-"则"订货单位"的名称会向右对齐.假如在"格局"输入"!"标记,名称就会自意向左对齐.

　　"输入法情势"属性是个挑选性的属性,它共有三个选项"随便"、"输入法开启"、"输入法关闭",选中"输入法开启"项,当光标移动到这个字段内的时刻,屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法,而挑选"输入法关闭"时,则只能在这个字段内输入英文和数字.差别的字段采取差别的"输入法情势"可以削减启动或关闭中文输入法的次数.而挑选"随便"便可以启动和关闭中文输入法.

　　下面的"输入掩码"可以掌握输入到字段中的值,比方输入值的哪几位才能输入数字,什么地方必须输入大写字母等.假如要把某个字段输入的值作为密码,不让别的人看到时,就要在输入时将数据的每个字符显示成星号.这些都需求由设置字段的"输入掩码"属性来实现.设置字段的输入掩码,只要单击"输入掩码"文本框右面的"生成"按钮,就会呈现"输入掩码向导"对话框,对话框上有一个列表框,比方要让这个文本字段的输入值以密码的方法输入,则单击列表框中的"密码"选项,然后单击"完成"按钮.

　　下面的"标题"属性普通情形下都不设,让它自动取这个字段的字段名,这样当在窗体上用到这个字段的时刻就会把字段名作为它的标题来显示."默许值"属性只要在它的文本框中输入某段文字,那么这个字段的值在没有重新输入之前,就会以所输入的文字作为该字段中的值.
 

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怎样设置字段的属性（二）?
　　"有效性法则"是为了查抄字段中的值能否有效,可以在该字段的"有效性法则"框中输入一个表达式,Access会判断输入的值能否满意这个表达式,假如满意才能输入.输入违反该法则的字段值就无法将值输入到表中,并会提醒我们不能输入与有效性法则相悖的数值.当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的"生成"按钮激活"表达式生成器"来生成这些表达式.而"有效性文本"这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值时给用户的提醒信息.

　　在Access中"表达式生成器"就是用来生成表达式的一段特别的程序模块.通过它可以很便利地编写数据库中的各种表达式.它的用法在今后的课程中会有对比具体的讲授.在填写一个表的时刻,常常会碰到一些必须填写的重要字段,像这个表中的"订货数目"字段就必须填写,不然我们就无法知道这份订单毕竟订了多少货,所以要将这个字段的"必填字段"属性设为"是".而关于那些要求得不那么严峻的数据便可以设定对应字段的"必填字段"属性为"否".它下面的"答应空字符串"属性问我们能否让这个字段里存在"零长度字符串",普通将它设置为"否".

　　索引属性是表中一个重要的属性,当我们成立一个很大的数据库的时刻,就会发现通过查询在表中检索一个数据信息很慢.通过解析发现,假如当我们要在一个表中的查询"订货单位"字段内的某个值时,会从整个表的开首一向查到末尾,假如能将表中额值举行排序,那一样的查询工作对"订货单位"字段检索的记录数便可以少量多,速度也自然会变得更快,所以很多表都需求成立索引,而"索引"字段就是为了定义能否将这个字段定义为表中的索引字段."无"是不把这个字段作为索引,"有（有反复）"和"有（无反复）这两个选项都表示这个字段已经是表中的一个索引了,而"有（有反复）"答应在表的这个字段中存在一样的值,"有（无反复）"字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值.关于"订单信息表",由于一个订货单位会多次订货,也就要签订多份订单,所以当我们要把这个字段作为表的索引时就需求将它的"索引"属性设为"有（有反复）"了.

　　最后一个是"UNICODE"属性,"UNICODE"是微软公司为了使一个产品在差别的国家各种语言情形下都能正常运行而编写的一种文字代码,利用这种16位代码时只需求一个UNICODE便可以存储一此中文文字或英文字符.这样固然很便利,但实际上在计算机中本来只要8位便可以存储一个英文字符,所以利用这种"UNICODE"方法实际上是对比浪费空间的.为了办理这个问题微软又想出了一个办法就是对数字或英文字符举行"UNICODE紧缩",所以对字段的这个属性我们普通都挑选"有",这样可以节俭很多空间.字段属性栏右面的提醒文字可以随时供应一些帮忙.

　　完毕语:目前你也能利用表的计划器来计划或改正一个表了吧.那就证明你对表的操作已经上了一个台阶了.但是你知不知道表与表之间的数据毕竟是怎样接洽的?假如你还答复不上,那就到下一课去看一看.
 

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增补内容
增补一:各种数据范例的含义和利用办法

　　在表的计划视图中,每一个字段都有计划范例,Access答应九种数据范例:文本、备注、数值、日期/时间、钱币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查询向导.

　文本:这种范例答应最大255个字符或数字,Access默许的大小是50个字符,并且系统只保存输入到字段中的字符,而不保存文本字段中未用位置上的空字符.可以设置"字段大小"属性掌握可输入的最大字符长度.
　备注:这种范例用来保存长度较长的文本及数字,它答应字段可以存储长达64000个字符的内容.但Access不能对备注字段举行排序或索引,却可以对文本字段举行排序和索引.在备注字段中固然可以搜索文本,但却不如在有索引的文本字段中搜索得快.
　数字:这种字段范例可以用来存储举行算术计算的数字数据,用户还可以设置"字段大小"属性定义一个特定的数字范例,任何指定为数字数据范例的字型可以设置成"字节"、"整数"、"长整数"、"单精度数"、"双精度数"、"同步复制ID"、"小数"五种范例.在Access中普通默许为"双精度数".
日期/时间:这种范例是用来存储日期、时间或日期时间一同的,每个日期/时间字段需求8个字节来存储空间.
　钱币:这种范例是数字数据范例的特别范例,等价于具有双精度属性的数字字段范例.向钱币字段输入数据时,没必要键入人民币标记和千位处的逗号,Access会自动显示人民币标记和逗号,并增添两位小数到钱币字段.当小数部份多于两位时,Access会对数据举行四舍五入.切确度为小数点左方15位数及右方4位数.
　自动编号:这种范例较为特别,每次向表格增添新记录时,Access会自动插入唯一次序大概随机编号,即在自动编号字段中指定某一数值.自动编号一旦被指定,就会永久地与记录衔接.假如删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后,Access并不会为表格自动编号字段重新编号.当增添某一记录时,Access不再利用已被删除的自动编号字段的数值,而是重新按递增的规律重新赋值.
　是/否:这种字段是针关于某一字段中只包含两个差别的可选值而设立的字段,通过是/否数据范例的格局特点,用户可以对是/否字段举行挑选.
　OLE对象:这个字段是指字段答应单独地"链接"或"嵌入"OLE对象.增添数据到OLE对象字段时,可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他利用OLE协议程序成立的对象,比方word文档、Excel电子表格、图象、声音或其他二进制数据.OLE对象字段最大可为1GB,它主要受磁盘空间限制.
　超级链接:这个字段主如果用来保存超级链接的,包含作为超级链接地址的文本或以文本情势存储的字符与数字的组合.当单击一个超级链接时,WEB浏览器或Access将按照超级链接地址到达指定的目标.超级链接最多可包含三部份:一是在字段或控件中显示的文本;二是到文件或页面的途径;三是在文件或页面中的地址.在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的办法就是在"插入"菜单中单击"超级链接"号令.
　查阅向导:这个字段范例为用户供应了一个成立字段内容的列表,可以在列表中挑选所列内容作为添入字段的内容.

增补二:在表中成立索引

　　在一个对比小的数据库中,检索数据是对比快速的.但是当数据库表中的数据越来越多后,直接搜索数据的工作变得非常沉重,速度也就变得非常慢,这个时刻就需求成立索引来帮忙Access更有效地搜索数据.要在一个表中成立索引,首先用计划视图翻开一个表,用鼠标选中一个字段,然后将鼠标移动到这个字段的属性框,然后单击"索引"属性框,框的右面就呈现向下箭头,单击它并在弹出的下拉框中挑选呼应的选项,"无"表示此字段成立索引,"有（无反复）"表示字段有索引,但是此索引不能反复,而"有（无反复）"也表示此字段成立索引,但是却有大概反复.这些就是成立单字段索引的历程.假如常常在搜索大型表时供应多重原则,则需求成立几个字段索引,要在表中成立多字段索引,就要将鼠标移动到工具栏上的"索引"按钮上,单击这个按钮,弹出"索引"对话框,在它上面的表格中,最左面的是要成立的索引名,用来输入索引的名称,中间的是字段名,表示将要成立索引的呼应字段的字段名,最右面的是排序次序,这里输入字段中各个记录的排序方法.

增补三:怎样用大写字母显示英文文本字段

　　用计划器翻开一个表,用鼠标单击选中字段,然后移动鼠标到该字段的属性处,单击"格局"属性右面的文本框,当文本框中呈现闪耀的"|"标记时,输入"〉"标记,再切换回数据表格局,这时就会发现本来大小写混排的字段中全部的字母都变成大写的了.假如在"格局"栏中输入"〈"标记,则这个字段的全部字母将以小写布列. 
 
 

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