[Access 2000 教程]第六课:在表中输入数据[Access防范]

若何翻开一个表
　　通过上一课的学习,我们已经会利用表向导成立表了.表固然是成立好了,但一个空白的表没有任何用处,这一课我们就在成立好的表中输入数据,并学习一些关于表的基本操作.

　　往表中增添数据之前要先翻开它,前面已经学过若何翻开一个数据库,首先启动Access,挑选"翻开已有文件",双击"客户订单数据库"翻开它.在数据库窗口中单击"表"选项,可以看到在数据库右边的"成立办法和已有对象列表"列表框中,除了三种成立表的办法之外,还有一个"客户资料表"选项.

　　要翻开这个表有两种办法,一是用鼠标双击这个选项,另一个办法是先单击这个选项选中它,然后再单击数据库窗口上的"翻开"按钮.翻开这个表之后,我们就开始往里面输入数据.
 

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如安在表中增添、改正和删除数据?
　　我们先在表中输入几个数. 在一个空表中输入数据时,只有第一行中可以输入.首先将鼠标移动到表上的"公司名称"字段和第一行穿插处的方格内,单击鼠标左键,方格内呈现一个闪耀的光标,表示可以在这个方格内输入数据了.用键盘在方格内输入"北京兴科",这样就输入了一个数据.其他的数据都可以按照这种办法来增添.用键盘上的左、右方向键可以把光标在方格间左右移动,光标移动到哪个方格,便可以在那个表格中输入数据.按一次"→"键将光标移到"接洽人姓名"字段内,输入"张刚"两个字.

　　假如输入时呈现错误想改的话,只要按键盘上的方向键,将光标移动到要改正的值所在的方格,也可以直接用鼠标单击,选中方格内的数据,然后用键盘上的"DELETE"键将本来的值删掉,并输入精确的值便可以了.向表中输入数据是一件很具体的工作,千万不能草率粗心.简单的表,数据对比少,出错了简单查抄;假如一张表很大,并且字段范例又对比复杂的话,输入的值呈现错误,查起来就会非常麻烦.并且如果没有查抄出来,让错误的数据留在表中,大概会给工作造成非常严重的后果.
 

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怎样让方格中的数据全部显示出来?
　　我们常常会碰到这样的问题:表中的某一列太窄,使输入的值只能看到一部份,怎么让这些字都显示出来呢?有好几种办法可以办理这个问题.

　　一种是将鼠标移动到标题行中"开户行"和"城市"这两个字段的交界处,假如位置得当的话,鼠标的光标位置可以拖动.按住鼠标左键,向右拖动鼠标来拉长"开户行"字段的宽度,让这个字段中的文字全部显示出来,再松开左键便可以了.

　　还有一种办法就是将鼠标移动到"开户行"这个字段的标题上,这时鼠标的光标会变成向下指的箭头标记,单击鼠标右键,就会弹出一个菜单,单击菜单上的"列宽"号令,呈现"列宽"对话框,输入数值来定义列的宽度.

　　要想删除表中的某个字段,可以先将鼠标移动到这个字段的标题处,这时鼠标变成向下的箭头,单击鼠标右键选中这个字段,整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单,单击菜单上的"删除列",这时屏幕上弹出对话框,提出能否肯定要删除这个字段及此中的数据.单击"是"按钮可以将"字段1"删除.但在删除字段时要注意,在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除,所以当履行这个操作时,一定要看清楚,避免由于误删把有效的数据都丧失了.

　　假如想在数据表中调整"邮政编码"字段的位置,首先将鼠标移动到"邮政编码"字段的标题处,鼠标变成向下的箭头,单击鼠标右键选中这个字段,等它都变成黑色后,按住鼠标左键,拖动到字段"公司地址"的背面,松开左键,这个字段就移动到"公司地址"的背面了.
 

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怎样在表中"复制"和"粘贴"数据
　　在"城市"和"省份"两个字段里,有很多反复的内容,每次都输入一遍显得非常麻烦.我们可以结合"复制"和"粘贴"数据两个号令将一个数据块很便利地放到很多位置上去.

　　首先翻开Access 2000的"剪贴板",单击"视图"菜单,将鼠标移动到"工具"选项上,在"工具"选项右边弹出一个菜单,单击上面的"剪贴板"号令,屏幕上呈现一个"剪贴板"对话框.

　　这样选中的列就被冻结了.假如不需求再让这些列处于冻结状况,只要单击"格局"菜单中的"撤消对全部列的冻结"号令,便可以了.
 

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怎样在表中躲藏列
　　为了让表中的某些列一向显示在屏幕上,可以将这些列冻结,但有时刻为了将主要的数据字段列保存在窗口中举行察看,我们可以将暂时不需求的数据字段躲藏起来.将鼠标移动到需求躲藏列的字段标题处,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上挑选"躲藏列"选项.这样选中的列就被躲藏了.要撤消对一个列的躲藏,先将鼠标移动到表以外的任何地方,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上单击"撤消躲藏列"号令,弹出"撤消躲藏列"对话框以下图:

　　"撤消躲藏列"对话框的列表框中列有表的全部字段,并且每个字段前面都有一个方框,没有躲藏的列前面的方框中有"√"号,而躲藏了的列前面的方框中是空的.要撤消对一个列的躲藏,只要单击这个列前面的方框,使它里面呈现一个"√"标记,便可以撤消躲藏.完成今后单击对话框上的"关闭"按钮.
 

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怎样利用工具栏上的工具对表举行操作?
　　在窗口工具栏上有很多按钮,左边第一个工具按钮是用来切换表的差别视图的,它的具体内容在下一课将举行对比具体的讲授.背面的几个普通都知道是用来做什么的."插入超级链接"号令在本课的"增补"中有对比具体的讲授.

　　"升序"和"降序"是指表中的各个记录按照一定的次序举行布列.单击"升序"按钮后全部记录按照从小到大的方法布列,单击"降序"按钮后全部记录按照从大到小的方法举行布列.闪耀的光标位于哪个字段,就以那个字段的值作为判断大小次序的尺度.比方当光标在"序号"字段内时,单击"升序"工具按钮,则表中的各个记录按照"序号"字段中的数字从小到大的次序举行布列,而当光标在"公司名称"字段中时,单击"升序"工具按钮,则表中的各个记录按照"公司名称"字段中文字的拼音次序早年到后举行布列.

　　在工具栏上有三个"挑选"按钮,它们是"按选定内容挑选"、"按窗体挑选"和"利用挑选/删除挑选"按钮.举个例子说,将光标移动到字段"城市"的一个值"北京"所在的方格内后,单击"按选定内容挑选"按钮举行挑选,这时只有在字段"城市"中的值是"北京"的记录才显示出来,而其他的记录都不见了.单击"删除挑选"按钮,别的的记录又都显示出来.选中表中的某个方格时,这个方格内的数据值就成为举行挑选操作的"尺度",单击"按选定内容挑选"按钮后,Access就会将该字段上拥有一样内容的记录"挑选"出来,而将其他的记录先躲藏起来.单击"删除挑选"可以把这个"挑选"功效撤消.还有一个按钮是"按窗体挑选"按钮,单击这个按钮,你会发现表中只剩下了一个记录,在方格的右侧呈现一个"下拉"按钮.单击"下拉"按钮,就会发现它是个"组合框"的下拉箭头,下拉框中包含了这个字段中全部的值.在下拉框中单击一个选项,再用鼠标单击"利用挑选"按钮,与选中的值相关的整条信息就都显示了出来.

　　完毕语:在这一课中,我们将数据增添到一个表中,在这个历程当中还学会了在表中增添、删除和移动字段,在表中复制、粘贴和移动值,并且掌握了冻结、躲藏表中的列,学会了对表中的数据举行挑选操作.假如还想在表中输入声音或图象,可以细心看看课后的增补. 
 

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增补内容
增补一:怎样在数据表中输入图片、声音和影像

　　要想在数据表中插入图片、声音和影像,首先要在计划视图中把需求输入这些数据的字段的数据范例定义为"OLE对象",然后在数据表视图顶用鼠标右键单击该字段下的一个记录,在弹出的菜单中挑选"插入对象",这时呈现"插入对象"窗口,在窗口中挑选要插入的对象的范例或要插入的对象的文件名,要插入图片就保持"新建"选栏被选,并在对象范例这个列表栏中挑选一种图片格局;假如要插入声音就在这个列表栏中挑选"声音";假如要插入影像就在这个列表框中挑选"影像剪辑",然后单击肯定按钮.假如要在这个值中加入特定的一个图片、声音或影像文件,就需求在"插入对象"窗口中挑选"由文件成立",并通过单击"浏览"按钮,在浏览窗口中找到需求安排的文件,双击将它选定.单击"肯定"按钮退出"插入对象"窗口,这时表的呼应位置就呈现了要插入的文件的文件名,双击文件名,便可以看到或听到呼应的文件了.

增补二:在表中成立超级链接

　　在表中想插入超级链接,需求将呼应字段的字段范例定义为超级链接,然后在表的数据表视图中单击要成立超级链接的值将它选定,再单击鼠标右键,在弹出的菜单中挑选"超级链接",并在弹出的更下一级菜单中挑选单击"编辑超级链接"选项.这时弹出"插入超级链接"的窗口,在"请输入文件名称和WEB页名称"下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称.单击"肯定"按钮便可以在表中成立一个超级链接了.这时用鼠标单击超级链接的名称系统就会调出INTERNET浏览器拜候WEB页面了.

增补三:怎样设置数据表格情势

　　Access的数据表可以有很多种格局,用鼠标单击"格局"菜单中的"数据表..."号令,弹出"设置数据表格局"对话框,在这个对话框中便可以设置数据表的格局,像"单元格效果"、"网格线显示办法"、"后台颜色"、"网格线颜色"、"边框及线条款式"五个主要选项,通过这些选项所做的改正可以在"示例"栏预览后果.单击"肯定"按钮便可以看到Access数据表的格局已经改变了.

增补四:利用查找按钮.

　　在利用数据库的时刻有时需求查看或改正一些表中的数据,假如表很大,一行行地找呼应的数据项会非常麻烦.这时就要求有一个查找工具能帮忙我们快速地找到需求的数据内容位置,在Access2000中,"查找"号令可以帮忙实现这个功效.在一个表中,当我们需求查找某个值时,用鼠标单击工具栏上的"望远镜"按钮,弹出一个对话框,在对话框中先要挑选需求查找的数据值的"查找范围",然后挑选匹配的内容,之后再输入呼应的查找"内容",输入完今后单击"查找下一个"按钮,这样便可以在整个表中找出第一个呼应的数据值,假如这个数据值不是所需求的,再单击"查找下一个"按钮,反复履行便可以找到所需求的数据值的位置.单击"撤消"按钮,便可以对找到的值举行操作了.在单击"查找"按钮后,会看到弹出的对话框中还有一个"替换"选项卡,切换到这一页,便可以在数据表中查找某个数据并用其他的数据替换它.在替换文本框中输入的就是替换的内容,当只要替换一个数据值时,只要单击对话框上的"替换"按钮便可以了,假如要将具有这个数据值的全部记录都替换,则要单击"全部替换"按钮,这样全部的数据值都被新数据值替换了. 
 

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