Excel表格的35招必学秘技[操作系统]

大概你已经在Excel中完成过上百张财政报表,大概你已操纵Excel函数实现过上千次的复杂运算,大概你认为Excel也不过如此,乃至了无新意.但我们常日里无数次反复的得心应手的利用办法只不过是Excel全部本领的百分之一.本专题从Excel中的一些不为人知的本领动手,懂得一下关于Excel的别样风情.
       1、让差别范例数据用差别颜色显示
　　在工资表中,假如想让大于等于2000元的工资总额以"红色"显示,大于等于1500元的工资总额以"蓝色"显示,低于1000元的工资总额以"棕色"显示,别的以"黑色"显示,我们可以这样设置.
　　1.翻开"工资表"工作簿,选中"工资总额"所在列,履行"格局→条件格局"号令,翻开"条件格局"对话框.单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中"大于或等于"选项,在背面的方框中输入数值"2000".单击"格局"按钮,翻开"单元格格局"对话框,将"字体"的"颜色"设置为"红色".
　　2.按"增添"按钮,并模拟上面的操作设置好别的条件(大于等于1500,字体设置为"蓝色";小于1000,字体设置为"棕色").
　　3.设置完成后,按下"肯定"按钮.
　　看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以差别颜色显示出来了.

       2、成立分类下拉列表填充项
　　我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,操纵"数占据效性"功效建了一个分类下拉列表填充项.
　　1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如"产业企业"、"商业企业"、"个体企业"等)辨别输入差别列中,成立一个企业名称数据库.
　　2.选中A列("产业企业"名称所在列),在"名称"栏内,输入"产业企业"字符后,按"回车"键举行确认.
　　模拟上面的操作,将B、C……列辨别命名为"商业企业"、"个体企业"……
　　3.切换到Sheet1中,选中需求输入"企业类别"的列(如C列),履行"数据→有效性"号令,翻开"数占据效性"对话框.在"设置"标签中,单击"答应"右侧的下拉按钮,选中"序列"选项,在下面的"根源"方框中,输入"产业企业","商业企业","个体企业"……序列(各元素之间用英文逗号离隔),肯定退出.
　　再选中需求输入企业名称的列(如D列),再翻开"数占据效性"对话框,选中"序列"选项后,在"根源"方框中输入公式:=INDIRECT(C1),肯定退出.
　　4.选中C列肆意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,挑选呼应的"企业类别"填入单元格中.然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,便可从呼应类别的企业名称列表中挑选需求的企业名称填入该单元格中.
　　提醒:在今后打印报表时,假如不需求打印"企业类别"列,可以选中该列,右击鼠标,选"躲藏"选项,将该列躲藏起来便可.
　　3、成立"常用文档"新菜单
　　在菜单栏上新建一个"常用文档"菜单,将常用的工作簿文档增添到此中,便利随时调用.
　　1.在工具栏空白处右击鼠标,选"自定义"选项,翻开"自定义"对话框.在"号令"标签中,选中"类别"下的"新菜单"项,再将"号令"下面的"新菜单"拖到菜单栏.
　　按"更改所选内容"按钮,在弹出菜单的"命名"框中输入一个名称(如"常用文档").
　　2.再在"类别"下面任选一项(如"插入"选项),在右边"号令"下面任选一项(如"超链接"选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并模拟上面的操作对它举行命名(如"工资表"等),成立第一个工作簿文档列表名称.
　　反复上面的操作,多增添几个文档列表名称.
　　3.选中"常用文档"菜单中某个菜单项(如"工资表"等),右击鼠标,在弹出的快速菜单中,选"分配超链接→翻开"选项,翻开"分配超链接"对话框.通过按"查找范围"右侧的下拉按钮,定位到呼应的工作簿(如"工资.xls"等)文件夹,并选中该工作簿文档.
　　反复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来.
　　4.今后需求翻开"常用文档"菜单中的某个工作簿文档时,只要展开"常用文档"菜单,单击此中的呼应选项便可.
　　提醒:固然我们将"超链接"选项拖到了"常用文档"菜单中,但并不影响"插入"菜单中"超链接"菜单项和"常用"工具栏上的"插入超链接"按钮的功效.
　　4、制作"专业标记"工具栏
　　在编辑专业表格时,常常需求输入一些特别的专业标记,为了便利输入,我们可以制作一个属于自己的"专业标记"工具栏.
　　1.履行"工具→宏→录制新宏"号令,翻开"录制新宏"对话框,输入宏名?如"fuhao1"?并将宏保存在"个人宏工作簿"中,然后"肯定"开始录制.选中"录制宏"工具栏上的"相对引用"按钮,然后将需求的特别标记输入到某个单元格中,再单击"录制宏"工具栏上的"终止"按钮,完成宏的录制.
　　模拟上面的操作,一一录制好别的特别标记的输入"宏".
　　2.翻开"自定义"对话框,在"工具栏"标签中,单击"新建"按钮,弹出"新建工具栏"对话框,输入名称——"专业标记",肯定后,即在工作区中呈现一个工具条.
　　切换到"号令"标签中,选中"类别"下面的"宏",将"号令"下面的"自定义按钮"项拖到"专业标记"栏上(有多少个特别标记就拖多少个按钮).
　　3.选中此中一个"自定义按钮",模拟第2个秘技的第1点对它们举行命名.
　　4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快速菜单中,选"指定宏"选项,翻开"指定宏"对话框,选中呼应的宏(如fuhao1等),肯定退出.
　　反复此步操作,将按钮与呼应的宏链接起来.
　　5.关闭"自定义"对话框,今后可以像利用普通工具栏一样,利用"专业标记"工具栏,向单元格中快速输入专业标记了.
　　5、用"视面管理器"保存多个打印页面
　　有的工作表,常常需求打印此中差别的区域,用"视面管理器"吧.
　　1.翻开需求打印的工作表,用鼠标在不需求打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后呈现的快速菜单中,选"躲藏"选项,将不需求打印的行(或列)躲藏起来.
　　2.履行"视图→视面管理器"号令,翻开"视面管理器"对话框,单击"增添"按钮,弹出"增添视面"对话框,输入一个名称(如"上报表")后,单击"肯定"按钮.
　　3.将躲藏的行(或列)显示出来,并反复上述操作,"增添"好别的的打印视面.
　　4.今后需求打印某种表格时,翻开"视面管理器",选中需求打印的表格名称,单击"显示"按钮,工作表即刻按事前设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的"打印"按钮,一切就OK了.
　　6、让数据按需排序
　　假如你要将员工按其所在的部门举行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音次序,也不是按笔画次序,怎么办?可采取自定义序列来排序.
　　1.履行"格局→选项"号令,翻开"选项"对话框,进入"自定义序列"标签中,在"输入序列"下面的方框中输入部门排序的序列(如"机关,车队,一车间,二车间,三车间"等),单击"增添"和"肯定"按钮退出.
　　2.选中"部门"列中肆意一个单元格,履行"数据→排序"号令,翻开"排序"对话框,单击"选项"按钮,弹出"排序选项"对话框,按此中的下拉按钮,选中方才自定义的序列,按两次"肯定"按钮返回,全部数据就按要求举行了排序. 
               

7、把数据完好躲藏起来
　　工作表部份单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它躲藏起来了.
　　1.选中需求躲藏内容的单元格(区域),履行"格局→单元格"号令,翻开"单元格格局"对话框,在"数字"标签的"分类"下面选中"自定义"选项,然后在右边"范例"下面的方框中输入";;;"(三个英文状况下的分号).
　　2.再切换到"保护"标签下,选中此中的"躲藏"选项,按"肯定"按钮退出.
　　3.履行"工具→保护→保护工作表"号令,翻开"保护工作表"对话框,设置好密码后,"肯定"返回.
　　经过这样的设置今后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是利用Excel的透明功效也不能让其现形.
　　提醒:在"保护"标签下,请不要排除"锁定"前面复选框中的"∨"号,这样可以避免别人删除你躲藏起来的数据.
　　8、让中、英文输入法智能化地呈现
　　在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不便利,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
　　选中需求输入中文的单元格区域,履行"数据→有效性"号令,翻开"数占据效性"对话框,切换到"输入法情势"标签下,按"情势"右侧的下拉按钮,选中"翻开"选项后,"肯定"退出.
　　今后当选中需求输入中文的单元格区域中肆意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1此中文输入法)自动翻开,当选中别的单元格时,中文输入法自动关闭.
　　9、让"自动改正"输入统一的文本
　　你是不是常常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而懊恼呢?那就往下看吧.
　　1.履行"工具→自动改正"号令,翻开"自动改正"对话框.
　　2.在"替换"下面的方框中输入"pcw"(也可以是其他字符,"pcw"用小写),在"替换为"下面的方框中输入"《电脑报》",再单击"增添"和"肯定"按钮.
　　3.今后假如需求输入上述文本时,只要输入"pcw"字符?此时可以不考虑"pcw"的大小写?,然后确认一下就成了.
　　10、在Excel中自定义函数
　　Excel函数固然丰富,但并不能满意我们的全部需求.我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算.下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
　　1.履行"工具→宏→Visual Basic编辑器"菜单号令(或按"Alt+F11"快速键),翻开Visual Basic编辑窗口.
　　2.在窗口中,履行"插入→模块"菜单号令,插入一个新的模块——模块1.
　　3.在右边的"代码窗口"中输入以下代码:
　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
　　4.关闭窗口,自定义函数完成.
　　今后可以像利用内置函数一样利用自定义函数.
　　提醒:用上面办法自定义的函数普通只能在呼应的工作簿中利用.
　　11、表头下面衬张图片
　　为工作表增添的后台,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?
　　1.履行"格局→工作表→后台"号令,翻开"工作表后台"对话框,选中需求作为后台的图片后,按下"插入"按钮,将图片衬于整个工作表下面.
　　2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需求衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域).
　　3.按"格局"工具栏上的"填充颜色"右侧的下拉按钮,在随后呈现的"调色板"中,选中"白色".经过这样的设置今后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被"白色"遮盖了).
　　提醒?衬在单元格下面的图片是不支持打印的.
　　十2、用连字符"&"来归并文本
　　假如我们想将多列的内容归并到一列中,不需求操纵函数,一个小小的连字符"&"就可以将它搞定(此处假定将B、C、D列归并到一列中).
　　1.在D列背面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1.
　　2.再次选中D1单元格,用"填充柄"将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被归并到E列对应的单元格中.
　　3.选中E列,履行"复制"操作,然后选中F列,履行"编辑→挑选性粘贴"号令,翻开"挑选性粘贴"对话框,选中此中的"数值"选项,按下"肯定"按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中.
　　4.将B、C、D、E列删除,完成归并工作.
　　提醒:完成第1、2步的操作,归并效果已经实现,但此时假如删除B、C、D列,公式会呈现错误.故须举行第3步操作,将公式转换为不变的"值".

生成就条
　　常有朋友问"若何打印成就条"这样的问题,有不少人采纳录制宏或VBA的办法来实现,这关于初学者来说有一定难度.出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便办法.
　　此处假定学生成就保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,此中第1行为标题,第2行为学科名称.
　　1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,〃〃,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN()))).
　　2.再次选中A1单元格,用"填充柄"将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用"填充柄"将上述公式复制到A2至G185单元格中.
　　至此,成就条基本成型,下面简单修饰一下.
　　3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成就条区域),按"格局"工具栏"边框"右侧的下拉按钮,在随后呈现的边框列表中,选中"全部框线"选项,为选中的区域增添边框(假如不需求边框,可以不举行此步及下面的操作).
　　4.同时选中A1至G3单元格区域,点击"常用"工具栏上的"格局刷"按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为全部的成就条增添边框.
　　按"打印"按钮,便可将成就条打印出来.
　　十4、Excel帮你选函数
　　在用函数处理数据时,常常不知道利用什么函数对比符合.Excel的"搜索函数"功效可以帮你缩小范围,挑选出符合的函数.
　　履行"插入→函数"号令,翻开"插入函数"对话框,在"搜索函数"下面的方框中输入要求(如"计数"),然后单击"转到"按钮,系统即刻将与"计数"有关的函数挑选出来,并显示在"挑选函数"下面的列表框中.再结合查看相关的帮忙文件,便可快速肯定所需求的函数.
　　十5、同时查看差别工作表中多个单元格内的数据
　　有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需求查看别的工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,可以操纵Excel的"监督窗口"功效来实现.
　　履行"视图→工具栏→监督窗口"号令,翻开"监督窗口",单击此中的"增添监督"按钮,展开"增添监督点"对话框,用鼠标选中需求查看的单元格后,再单击"增添"按钮.反复前述操作,增添别的"监督点".
　　今后,无论在哪个工作表中,只要翻开"监督窗口",便可查看全部被监督点单元格内的数据和相关信息.
　　十6、为单元格快速画边框
　　在Excel 2002从前的版本中,为单元格区域增添边框的操作对比麻烦,Excel 2002对此功效举行了全新的拓展.
　　单击"格局"工具栏上"边框"右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选"画图边框"选项,大概履行"视图→工具栏→边框"号令,展开"边框"工具栏.
　　单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框款式,然后在需求增添边框的单元格区域中拖拉,便可为呼应的单元格区域快速画上边框.
　　提醒:①假如画错了边框,不要紧,选中工具栏上的"擦除边框"按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,便可以清撤除错误的边框.②假如需求画出差别颜色的边框,可以先按工具栏右侧的"线条颜色"按钮,在随后弹出的调色板中选中需求的颜色后,再画边框便可.③这一功效还可以在单元格中画上对角的斜线.

二11、把基数词转换成序数词　　将英文的基数词转换成序数词是一个对比复杂的问题.因为它没有一个非常固定的情势:大大都的数字在变成序数词都是利用的"th"后缀,但大但凡以"1"、"2"、"3"末尾的数字却辨别是以"st"、"nd"和"rd"末尾的.并且,"11"、"12"、"13"这3个数字又不一样,它们却仍旧是以"th"末尾的.因此,实现起来仿佛很复杂.其实,只要我们理清思绪,找准函数,只须编写一个公式,便可轻松转换了.不信,请看:"=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),〃th〃,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),〃st〃,〃nd〃,〃rd〃),〃th〃))".该公式固然一长串,不过含义却很明确:①假如数字是以"11"、"12"、"13"末尾的,则加上"th"后缀;②假如第1原则无效,则查抄最后一个数字,以"1"末尾利用"st"、以"2"末尾利用"nd"、以"3"末尾利用"rd";③假如第1、2原则都无效,那么就用"th".因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快速.
　　二十2、用特别标记补齐位数
　　和财政打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的"安全填写法",那就是将金额中的空位补齐,大概在款项数据的前面加上"$"之类的标记.其实,在Excel中也有近似的输入办法,那就是"REPT"函数.它的基本格局是"=REPT("特别标记",填充位数)".
　　比方,我们要在中A2单元格里的数字末尾处用"#"号填充至16位,就只须将公式改成"=(A2&REPT(〃#〃,16-LEN(A2)))"便可;假如我们要将A3单元格中的数字从左侧用"#"号填充至16位,就要改成"=REPT(〃#〃,16-LEN(A3)))&A3";别的,假如我们想用"#"号将A4中的数值从两侧填充,则需求改成"=REPT(〃#〃,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(〃#〃)8-LEN(A4)/2)";假如你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上"$"标记的话,那就改成:"=(TEXT(A5,〃$#,##0.00〃(&REPT(〃#〃,16-LEN(TEXT(A5,〃$#,##0.00〃))))",一定能满意你的要求.
　　二十3、成立文本直方图
　　除了反复输入之外,"REPT"函数另一项衍生利用就是可以直接在工作表中成立由纯文本构成的直方图.它的原理也很简单,就是操纵特别标记的智能反复,按照指订单元格中的计算后果表现出长短不一的对比效果.
　　比方我们首先制作一张年度收支均衡表,然后将"E列"作为直方图中"预算内"月份的显示区,将"G列"则作为直方图中"超预算"的显示区.然后按照表中已有后果"D列"的数值,用"Wingdings"字体的"N"字符表现出来.具体步骤以下:
　　在E3单元格中写入公式"=IF(D30,REPT(〃n〃,ROUND(D3*100,0)),〃〃)",也拖动填充柄至G14.我们看到,一个没有动用Excel图表功效的纯文本直方图已展示眼前,便利直观,简单明了.
　　二十4、计算单元格中的总字数
　　有时刻,我们大概对某个单元格中字符的数目感爱好,需求计算单元格中的总字数.要办理这个问题,除了操纵到"SUBSTITUTE"函数的虚拟计算外,还要动用"TRIM"函数来删除空格.比方目前A1单元格中输入有"how many words?"字样,那么我们便可以用以下的表达式来帮忙:
　　"=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),〃,〃,〃〃))+1)"
　　该式的含义是先用"SUBSTITUTE"函数成立一个新字符串,并且操纵"TRIM"函数删除此中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出"空格"的数目,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数目了.
　　二十5、关于欧元的转换
　　这是Excel 2002中的新工具.假如你在安装Excel 2002时挑选的是默许方法,那么极大概不能在"工具"菜单中找到它.不过,我们可以先挑选"工具"菜单中的"加载宏",然后在弹出窗口中勾选"欧元工具"选项,"肯定"后Excel 2002就会自行安装了.
　　完成后我们再次翻开"工具"菜单,单击"欧元转换",一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国钱币转换的窗口就呈现了.与Excel的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置钱币转换的"源区域"和"目标区域",然后再挑选转换前后的差别币种便可.所示的就是"100欧元"辨别转换成欧盟成员国其他钱币的比价一览表.当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上的"欧元"按钮,这样全部转换后的钱币数值都是欧元的款式了.