成立Access2007表[Access防范]

 前言   完成Access2007表的计划后,便可以开始成立Access2007表了,即构造每个表中的字段、定义每个字段的数据范例、设置字段的属性.

      Access2007成立表分为成立新的数据库和在现有的数据库成立表两种情形.在成立新的数据库时,自动成立一个新表.在现有的数据库中成立表可以通过以下五种方法:

（1）直接成立一个空表.

（2）利用模板成立表.

（3）利用计划视图成立表.

（4）从其他数据源（如Excel2007工作薄、word2007文档、文本文件或其他数据库）导入或链接到表.

（5）按照SharePoint列表成立表.

1、在新数据库中成立新表

例1、成立一个“讲授管理”数据库,同时成立“系别”表,其构造如表1所示.操作步骤以下:

（1）在“文件”菜单上,单击“新建”号令.

（2）在右侧窗格的“文件名”文本框中,键入文件名“讲授管理”,挑选保存的途径为“E/Example”.

（3）单击“成立”按钮.

新数据库随即翻开,将成立名为“表1”的新表,并在“数据表”视图中翻开它.

（4）在“数据表”视图中,双击“增添新字段”列标题,然后在此中输入新的字段名称“系别名称”,如图1所示.这时在右侧又增添了一个“增添新字段”列.

（5）选中ID字段列.在“数据表”选项卡的“字段和列”组中,单击“重命名”按钮,然后输入列标题“系别ID”.

图1   增添“系别名称”列标题

（6）在“快速拜候工具栏”中,单击保存按钮.

（7）在翻开的“另存为”对话框中,输入表的名称“系别”,然后单击“肯定”按钮,如图2所示.

图2   输入表名称

表1   系别

     完成对字段标题的改正后,便可以直接输入字段值.在输入字段值后,Access2007自动为字段设置数据范例和属性.这种办法简单快速,但是也存在缺陷.有时,字段数据范例不太得当,字段大小也大概存在冗余.为此需求在计划视图中改正字段的数据范例和字段属性.

（8）在Access2007工作窗口的右下角,单击按钮,翻开表的计划视图.注意这时自动切换到“计划”选项卡,如图3所示.

（9）在计划视图中,选中“系别名称”字段,设置字段大小为“10”,如图4所示.

图3  “计划”选项卡

图4   设置“系别名称”字段的大小

设置完成后,再一次保存“系别”表.

2、利用模板成立表

    成立“接洽人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”表时,可以利用Access2007内置的关于这些主题的表模板.

例2   成立一个“通信录”数据库,在该数据库中成立一个接洽人表.具体操作步骤以下:

（1）在“文件”菜单上,单击“新建”号令.

（2）在右侧窗格的在“文件名”文本框中,键入文件名“通信录”,挑选保存的途径为“E:/Example”.

（3）单击“成立”按钮.

（4）在“成立”选项卡上的“表”组中,单击“表模板”号令.

（5）在翻开的如图5所示的“表模板”下拉列表中,单击“接洽人”模板,则基于“接洽人”表模板所成立的表就被插入到当前数据库中,如图6所示.

图5   “表模板”列表

图6   插入“接洽人”模板后成立的新表

（6）单击“保存”按钮,在翻开的保存对话框中,给表命名后完成表的成立.

     假如利用模板所成立的表不能完好满意需求,可以对表举行改正.简单的删除或增添字段可以在数据视图中操作,复杂的设置则需求在计划视图中举行.

3、利用计划视图成立表

    利用模板成立表当然便利快速,但是有一定的范围性.利用计划视图成立表是一种非常机动但是对比复杂的办法,需求耗费较多的时间.关于较为复杂的表,普通都是在计划视图中成立的.

例 3   在“讲授管理”数据库中,成立“成就”表.成就表的构造,如表2所示.

表2   成就表构造

利用计划视图成立“成就”表的操作步骤以下:

（1）翻开“讲授管理”数据库.在“成立”选项卡的“表”组中,单击“表计划”按钮.

（2）翻开表的计划视图,按照表2的内容,在字段名称中输入字段名称,在数据范例列中挑选呼应的数据范例,在通例属性窗格中设置字段大小,如图7所示.

（3）把光标放在字段选定位置上,按住左键不放开.选中学号和课程号两个字段后松开左键,这时两个字段被选中,后台为黑色.单击鼠标右键,在快速菜单中,单击“主键”按钮,大概在“计划”选项卡中,单击“主键”按钮.设置完成后,在学号和课程号的字段选定器上呈现钥匙图形,表示这两个字段是主键,如图8所示.

（4）单击“保存”按钮,以“成就”为名称保存表.

图7   成就表的计划视图

图8   计划主键的后果

4、通过导入来成立表

    可以通过导入自其他位置存储的信息来成立表.比方,可以导入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook2007文件夹以及其他数据源中存储的信息.

例4   将“课程表.xls”导入“讲授管理”数据库中,操作步骤以下:

（1）翻开“讲授管理”数据库,在功效区,选中:外部数据“选项卡,在“导入”组中,单击“Excel”号令按钮.

（2）如图9所示,在翻开的“获得外部数据”对话框中,单击“浏览”按钮.

图9   “获得外部数据”对话框

（3）在翻开的“翻开”对话框中,将“查找范围”定位于外部文件所在文件夹,选中导入的数据源文件“课程表.xls”,单击“翻开”按钮.

（4）返回到“获得外部数据”对话框中,单击“肯定”按钮.

（5）在翻开的“请挑选符合的工作表或区域”对话框中,直接单击“下一步”按钮.

（6）在翻开的“请肯定指定的第一行能否包含列”对话框中,选中“第一行包含列标题”复选框,然后单击“下一步”按钮.

（7）在翻开的“指定有关正在导入的每一字段信息”对话框中,指定“课程号”字段的数据范例为“文本”,索引项为“有（无反复）”.然后顺次设置其他字段信息,设置“学时”的数据范例为“整型”,“学分”的数据范例为“字节”,对其他保持默许设置.单击“下一步”按钮.

（8）在翻开的“定义主键”对话框中,选中“我自己挑选主键”单选按钮,Access2007自动选定“课程号”字段,然后单击“下一步”按钮.

（9）在翻开的指定表的名称对话框中,在“导入列表”文本框中,输入“课程”,然后单击“完成”按钮.

到这里完成利用导入办法成立表的历程.

（10）在翻开的“保存导入步骤”对话框中,撤消挑选“保存导入步骤”复选框,单击“关闭”按钮.

注:保存导入步骤是Access2007新增添的功效,关于常常举行相同导入操作的用户,可以把导入步骤保存下来,下一次可以快速完成一样的导入.

5、通过链接来成立表

    可以通过链接自其他位置存储的信息来成立表.比方,可以链接自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook2007文件夹以及其他数据源中存储的信息.

    导入信息时,在当前数据库的一个新表中成立信息的副本.相反,链接信息时,则是在当前数据库中成立一个链接表,该链接表代表指向其他位置所存储的现有信息的活动链接.因此,在链接表中更改数据时,也会同时更改原始数据源中的数据.

    链接表的操作与导入表的操作基本相同,这里就不反复了.

    为了保证数据库的安全,大概当在网络环境中,利用Access2007数据库时,需求把Access2007数据库拆分成前后两头别离的两个数据库.在后端数据库中保存表,前端数据库保存查询、窗体等除表之外的全部对象.前端的数据库与后端数据库中的表相链接.

6、定义主键

    在Access2007中,每个表普通都应有一个主键.利用主键不但可以唯一标识表中每一条记录,还能加快表的索引速度.

    在Access2007中,有三种范例的主键:自动编号、单字段和多字段.将自动编号型字段指定为表主键是定义主键最简单的办法.自动编号主键的特点是,当向表中增添一条新记录时,主键字段值自动加1.但是在删除记录时,自动编号的主键值会呈现空白不持续,且不会自动调整.假如表中某一字段的值可以唯一标识一条记录,比方“课程表”的“课程号”,那么便可以将该字段指定为主键.假如表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录,那么便可以考虑挑选多个字段组合在一同作为主键,来唯一标识记录,比方“课程表”中,可以把“学号”和“课程号”两个字段组合起来作为主键. 　　以上是“成立Access2007表[Access防范]”的内容，如果你对以上该文章内容感兴趣，你可以看看七道奇为您推荐以下文章：